Compliance RIEGA

Wir bei RIEGA sind uns unserer Verantwortung bewusst, nicht nur gegenüber unseren Kunden und Geschäftspartnern, sondern auch gegenüber der Gesellschaft und der Umwelt. Daher setzen wir uns aktiv für die Einhaltung ethischer Grundsätze und gesetzlicher Bestimmungen ein. Als Teil dieses Engagements möchten wir Sie über das Hinweisgeberschutzgesetz informieren, das einen wichtigen Beitrag zur Aufdeckung von Verstößen gegen Regeln und Gesetze ermöglicht. Auf dieser Seite möchten wir Ihnen einen Überblick über das Hinweisgeberschutzgesetz geben und erklären, wie wir als Unternehmen sicherstellen, dass Hinweisgeber geschützt sind, wenn sie mögliche Verstöße melden. Ihr Vertrauen ist uns wichtig, und wir sind bestrebt, eine offene und transparente Unternehmenskultur zu fördern.

Um von Verstößen im Unternehmen rechtzeitig zu erfahren und Hinweisen angemessen nachgehen zu können, hat RIEGA einen Meldekanal eingerichtet. Über diesen Meldekanal können sowohl Mitarbeitende als auch Dritte vertraulich oder auch anonym Hinweise auf Verstöße melden.

Verstöße können Sie schriftlich an unsere interne Beschwerdeeinheit unter compliance@riega.de richten. Wir weisen darauf hin, dass auch die interne Beschwerdeeinheit Ihre Anonymität wahrt und Hinweise in der Heimatsprache des Hinweisgebers abgegeben werden können.

Die interne Beschwerdeeinheit ist:

• unparteiisch
• unabhängig
• an Weisungen nicht gebunden
• zur Verschwiegenheit verpflichtet
• entsprechend geschult
• mit ausreichend zeitlichen Ressourcen ausgestattet

RIEGA legt großen Wert darauf, die Informationen zum Ablauf des Beschwerdeverfahrens verständlich und nachvollziehbar darzustellen und größtmögliche Transparenz über den Prozess zu schaffen. Das Beschwerdeverfahren steht daher in den Sprachen Deutsch und Englisch zur Verfügung.

Nachfolgend finden Sie wichtige Informationen, die vor dem Absetzen einer Meldung zu beachten sind:

Wann soll eine Meldung abgegeben werden?
Funktionierendes Compliance wird durch eine offene Unternehmens­kultur maßgeblich unterstützt. Wenn Sie Kenntnis von einem Verstoß erlangen oder einen begründeten Verdacht haben, ermutigen wir Sie eine Meldung abzugeben.

Das Beschwerdeverfahren soll jeder Person oder Personengruppe die Möglichkeit bieten, relevante Beschwerden oder Hinweise gegenüber RIEGA melden zu können.

Was darf gemeldet werden?
Für die Meldung vorgesehen sind Verstöße gegen geltendes EU-Recht. Darunter fallen u.a. folgende Rechtsgebiete:

• Produktsicherheit
• Verkehrssicherheit
• Umweltschutz
• Verbraucherschutz
• Geldwäsche und Steuer­hinterziehung
• Datenschutz
• Öffentliches Auftragswesen

Des Weiteren ermöglicht das Beschwerdeverfahren, Personen auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie auf Verletzungen menschenrechts- oder umweltbezogener Pflichten hinzuweisen, die durch das wirtschaftliche Handeln von RIEGA im eigenen Geschäftsbereich oder in der Lieferkette entstanden sind.

Was darf nicht gemeldet werden?
Der eingerichtete Meldekanal ist ausdrücklich nicht für Beschwerden oder das Melden zwischen­menschlicher Differenzen gedacht. Wissentlich falsche, irreführende, böswillige oder miss­bräuchliche Meldungen werden ebenso nicht toleriert und stehen nicht unter dem Schutz der Richtlinie. Im Falle der Aufdeckung der Identität der meldenden Person werden arbeitsrechtliche Sanktionen in Betracht gezogen, auch um den Schutz ehrlicher Hinweisgeber zu gewährleisten.

Welche Informationen werden von der meldenden Person benötigt?
Bitte geben Sie Ihre Meldung so aussage­kräftig wie möglich unter Beachtung der W-Fragen ab: Wer? Was? Wann? Wie? Wo? Als Hinweisgeber sollten Sie zudem darauf achten, dass Ihr Hinweis von fachfremden Personen nachvollzogen werden kann.

Vertraulich oder anonym?
Sie entscheiden selbst, ob Sie Ihre Identität preisgeben möchten oder nicht. Teilen Sie ihren Wunsch im Zuge der Meldung mit. In jedem Falle ist sichergestellt, dass sowohl Ihre Identität als auch Ihre gemeldeten Informationen streng vertraulich behandelt werden. Die zuständige Stelle ist Ihre neutrale und unabhängige Anlaufstelle und übermittelt Namen und Kontaktdetails von Hinweisgebern nur mit ausdrücklicher Zustimmung.

Was passiert nach meiner Meldung?
Handelt es sich um eine Meldung zur Verletzung oder dem Verdacht der Verletzung von Menschen- oder Umweltrechten, ist das Verfahren wie folgt:

1. Nachdem eine Beschwerde oder ein Hinweis eingegangen ist, erhält die hinweisgebende Person eine Bestätigung. Diese Eingangsbestätigung erfolgt innerhalb von circa einer Woche.
2. Während des gesamten Verfahrens steht die Vertrauensstelle in Kontakt mit der hinweisgebenden Person, sofern dies gewünscht ist und eine Kontaktmöglichkeit besteht.
3. Die Beschwerden oder Hinweise werden zunächst grundsätzlich zentral geprüft, um festzustellen, ob der gemeldete Sachverhalt ein menschenrechtliches oder umweltbezogenes Risiko oder eine Verletzung von menschenrechts- oder umweltbezogenen Pflichten darstellt. Dabei wird auch geprüft, welche Gesellschaft oder welcher Lieferant von der Meldung betroffen ist. Anschließend wird die Beschwerde bzw. der Hinweis an die zuständige Stelle, z.B. innerhalb des Unternehmens übergeben.
4. Der nächste Schritt ist die Klärung des Sachverhalts, der grundsätzlich innerhalb von drei Monaten erfolgt. Wird im Zuge der Sachverhaltsklärung festgestellt, dass eine Verletzung von menschenrechts- und/oder umweltbezogenen Pflichten unmittelbar bevorsteht bzw. bereits stattfindet, werden unverzüglich Abhilfemaßnahmen eingeleitet.
5. Die mit dem Beschwerdeverfahren befassten Mitarbeitenden verfolgen nach, ob und inwieweit die Abhilfemaßnahmen umgesetzt werden.
6. Im Übrigen wird auf Basis der Erkenntnisse der Sachverhaltsklärung ein Vorschlag zur weiteren Vorgehensweise erarbeitet.

Bei Hinweisen zu Verstößen des geltenden EU-Rechts, wird Ihr Hinweis durch die Vertrauensstelle auf Plausibilität und Stichhaltigkeit überprüft. Im Nachgang werden die Informationen für die interne Untersuchung an die Revision innerhalb der Firma RIEGA übermittelt.

Wie werden hinweisgebende Personen vor Benachteiligung und Repressalien aufgrund einer Beschwerde oder eines Hinweises geschützt?
Der Schutz von hinweisgebenden Personen vor Benachteiligung oder Bestrafung aufgrund von abgegebenen Beschwerden oder Hinweisen ist ein wichtiger Bestandteil unseres Beschwerdeverfahrens.

Folgende Maßnahmen dienen dem Schutz der hinweisgebenden Personen:

• Alle Beschwerden und Hinweise werden nur von einem kleinen Kreis von ausgewählten und geschulten Mitarbeitenden bearbeitet.
• Alle Informationen, wie beispielsweise personenbezogene Daten und sonstige Informationen, die Rückschlüsse auf die Identität der hinweisgebenden Person ermöglichen, werden vertraulich behandelt. Dies gilt auch nach Abschluss des Verfahrens.

Gemäß den gesetzlichen Vorgaben werden die unternehmensinternen Dokumentationen für sieben Jahre aufbewahrt und danach vernichtet.

Was passiert, wenn sich mein Hinweis im Nachhinein als nicht korrekt herausstellt?
Wenn sich Ihr Hinweis auf einen stichhaltigen Verdacht stützen lässt, sich jedoch im Nachgang als unwahr herausstellt, so haben Sie im Sinne der EU-Richtlinie und dem LkSG gehandelt und müssen keine weiteren Konsequenzen fürchten. Denken Sie vorab jedoch daran, dass Hinweise oder Anschuldigungen schwerwiegende Konsequenzen für beschuldigte Personen haben können. Aus diesem Grund bitten wir Sie um eine verantwortungs­volle Nutzung.

Was passiert, wenn meine Identität trotz gewünschter Anonymität aufgedeckt wird?
Der Schutz Ihrer Identität hat höchste Priorität. Falls Sie Ihren Hinweis anonym abgeben, erhalten wir durch die Vertrauensstelle keinerlei Informationen, die Rückschluss auf Ihre Identität zulassen. Trotzdem kann es sein, dass Ihre Identität im Zuge der Ermittlungen offengelegt wird. Stützt sich Ihre Meldung auf stichhaltige Beweise, so stehen Sie trotz der Aufdeckung weiterhin unter dem Schutz der Richtlinie und haben keinerlei Repressalien zu befürchten.